Maak een backup van uw Outlook .pst bestand

Veel mensen gebruiken Outlook zeer intensief. Er komen dagelijks nieuwe e-mailberichten binnen en er wordt ook regelmatig iets verstuurd. Soms bevatten berichten belangrijke informatie, zoals afspraken of naam- en adresgegevens. In Outlook beheert u bovendien veel meer dan alleen e-mail. Taken, notities, contactpersonen en vooral uw agenda zijn van levensbelang. Wat zou er gebeuren als u al deze gegevens ineens kwijt was? Om dit rampscenario te voorkomen dient u regelmatig een backup te maken van de gegevens in Outlook. In dit artikel leest u hoe u handmatig een backup van uw Outlook .pst bestand kunt maken.

U kunt een handmatige backup van het .PST-bestand van Outlook uitvoeren wanneer u weet welk bestand u moet kopiƫren. Eerst achterhaalt u de locatie van het .PST-bestand. Het pad naar het .PST-bestand is in de meeste gevallen: C:\Documents and Settings\uw\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\, waarbij uw staat voor uw gebruikersnaam op de PC.
Kunt u het zo niet vinden, dan kunt u eventueel via Mijn computer of de Windows Verkenner de opdracht Zoeken gebruiken om het .PST-bestand te lokaliseren. Typ bij zoekcriteria *.PST en selecteer bij Zoeken in de optie Lokale vaste schijven. Zorg dat de opties Systeemmappen doorzoeken en Verborgen bestanden en mappen doorzoeken zijn aangevinkt. U vindt deze via Extra >> Mapopties >> Weergave. De opties staan in de lijst Geavanceerde instellingen.

Een derde mogelijkheid om het .PST-bestand te lokaliseren is als volgt:
  1. Rechtsklik in Outlook op Persoonlijke mappen in de mappenlijst (versie 2000 en XP) of het Navigatiedeelvenster (versie 2003).
  2. Kies de optie Eigenschappen voor Persoonlijke mappen.
  3. Klik in het dialoogvenster op de knop Geavanceerd.
  4. In het venster Persoonlijke mappen ziet u bij het vak Bestandsnaam het volledige pad en de naam van het .PST-bestand.
  5. Selecteer alles in het tekstvak en druk op Ctrl+C om de tekst te kopiƫren naar het Klembord.
  6. Sluit de geopende dialoogvensters via Annuleren.

Het pad naar de .PST bestanden

U kunt Outlook nu sluiten. Op het Windows Klembord staat het pad naar het .PST-bestand.
  1. Kies in Windows Start >> Uitvoeren en plak de tekst in dit vak met Ctrl+V.
  2. Verwijder de naam van het .PST-bestand: druk op End en verwijder met Backspace alles tot de eerste backslash (\).
  3. Klik op OK. Een venster wordt geopend waarin u de inhoud van deze map ziet.
  4. Kopieer alle bestanden, maar met name de .PST-bestanden, naar een veilige locatie.


Update:

Een oplettende lezer attendeerde me op het feit dat het mogelijk is automatisch een backup van het .pst bestand te maken door een invoegtoepassing voor Outlook te gebruiken.

Op de Microsoft website vindt u hier meer informatie over.

Review SyncBackSE en Allway Sync

In het voorgaande artikel vertelde ik over Microsoft SyncToy. Hoewel ik zeer tevreden ben over de werking en interface van de SyncToy, is altijd interessant om te weten dat er alternatieve programma's bestaan. Hieronder vindt je een korte review van SyncBackSE en Allway Sync.

SyncBackSE
SyncBackSEWat betreft de interface kan dit programma zich zeker meten met de SyncToy, ik moet zelf zeggen dat SyncBackSE er zelfs beter uit ziet dan het Microsoft product. Het uiterlijk sluit namelijk naadloos aan op de andere Windows toepassingen en is overzichtelijk opgebouwd. Het mooie van de interface is dat je eenvoudig kunt switchen van een simpele interface naar een super uitgebreide versie. Hier kun je een uitgebreid arsenaal aan instellingen wijzigen.

De gratis versie heeft net zoals de SyncToy niet de mogelijkheid om automatisch backups te maken. De uitgebreide instelmogelijkheden zijn voor de powerusers heel interessant, maar voor de beginnende gebruiker kan de uitgebreide interface een beetje overweldigend zijn.

Inmiddels ben ik een enthousiast gebruiker van de betaalde versie van SyncBackSE (het programma kost slechts EUR 22,30) en ik heb de SyncToy voorgoed van mijn computer verwijderd.

Rating:

Meer informatie over SyncBackSE.

AllwaySync
AllwaySyncAllway Sync is een simpele tool om bestanden in verschillende mappen te synchroniseren. Deze mappen kunnen op de harde schijf van je computer staan, maar ook op een netwerk schijf of een verwijderbaar medium zoals een usb drive. Voordat het synchroniseren begint wordt een overzicht getoond van de bestanden die zullen worden gewijzigd. Opvallend is dat dit programma wijzigingen in de bestanden bijhoudt aan de hand van een alogaritme in plaats van de computer klok.

De interface doet wat antiek aan en werkt niet zo intuitief, verder heeft het alle noodzakelijke opties aan boord.

AllwaySync is gratis voor persoonlijk gebruik, zakelijke gebruikers dienen voor 20 dollar een licentie aan te schaffen. De betaalde versie van SyncBackSE kost hetzelfde, maar heeft als aantrekkelijke extra de optie om automatisch te synchroniseren.

Rating:

Download gratis Microsoft SyncToy

SyncToy ScreenshotMicrosoft heeft een beta versie van hun SyncToy V1 vrijgegeven. Met dit handige programma is het mogelijk mappen op de harde schijf te synchroniseren.

Ondanks het feit dat het een beta versie betreft, werkt het programma probleemloos. Het enige minpunt dat ik kon vinden is dat je om het synchroniseren automatisch te laten verlopen een taak aan dient te maken in de taakplanner. Ik neem aan dat dit in een volgende versie wel rechtstreeks in de SyncToy kan worden ingesteld.

Het programma is gratis te downloaden op de Microsoft website.

Voor degenen die problemen hebben met de Genuine Windows Download Validation staat hier een directe download link waarmee dit proces kan worden omzeild.

Update: de directe download link werkt helaas niet meer.

Update 5 April 2006: Inmiddels is SyncToy versie 1.2 beschikbaar.

Het maken van een backup met Windows XP

Het hulpprogramma Backup in Windows XP helpt uw gegevens te beschermen als de vaste schijf defect raakt of als er per ongeluk bestanden worden gewist. Met Backup kunt u een kopie maken van alle gegevens op de vaste schijf en deze kopie vervolgens archiveren op een ander opslagapparaat, zoals een vaste schijf of een tape.

Als de oorspronkelijke gegevens op de vaste schijf per ongeluk worden verwijderd of overschreven, of als u geen toegang tot de gegevens krijgt vanwege een defecte vaste schijf, kunt u de gegevens op de schijf of de gearchiveerde kopie gemakkelijk herstellen met de wizard Terugzetten.
Het programma Backup maakt geen onderdeel uit van de standaardinstallatie van Windows XP Home Edition. Het pictogram Back-up bevindt zich niet in het menu Start in Windows XP Home Edition en Back-up wordt niet vermeld in het onderdeel Software in Windows XP Home Edition. U kunt het programma Backup vinden in de map ValueAdd op de cd-rom met Windows XP Home Edition. Als u Backup wilt gebruiken, moet u het programma handmatig installeren.
Ga als volgt te werk om Backup handmatig te installeren:
  • Dubbelklik op het bestand Ntbackup.msi in de volgende locatie op de cd met Windows XP Home Edition om een wizard te starten waarmee u Back-up kunt installeren: cd-rom-station:\VALUEADD\MSFT\NTBACKUP
  • Klik op Voltooien als de wizard is voltooid.

(Indien u niet meer beschikt over de installatie CD-rom, kunt u in de het artikel Download ntbackup.msi links naar dit bestand vinden.)

Een back-up maken van bestanden en mappen Installeer het programma Back-up vanaf de cd en voer de volgende procedure uit om een back-up van uw bestanden en mappen te maken. U dient beheerdersrechten op uw computer te hebben om een back-up van de bestanden en mappen te kunnen maken.
  • Klik op Start, wijs achtereenvolgens Alle programma's, Bureau-accessoires en Systeemwerkset aan en klik op Back-up.
  • Nadat de wizard Back-up of Terugzetten is gestart, klikt u op Geavanceerde modus.
    Als de wizard Back-up niet automatisch wordt gestart, klikt u op Wizard Back-up in het menu Extra om een back-up van de bestanden te maken.
  • Open het tabblad Back-up.
  • Klik op Nieuw in het menu Taak.
  • Schakel de selectievakjes in van de stations waarvan u een back-up wilt maken.

    Als u specifieke bestanden of mappen wilt selecteren, vouwt u het station uit waarop deze bestanden of mappen zich bevinden en schakelt u vervolgens de selectievakjes in van de bestanden of mappen waarvan u een back-up wilt maken.
  • Schakel het selectievakje Systeemstatus in onder Deze computer in het linkerdeelvenster.
    Als u een back-up van de computerinstellingen en gegevensbestanden wilt maken, wordt aangeraden om een back-up te maken van alle gegevens op de computer plus de systeemstatusgegevens, met inbegrip van items zoals het register, de registratiedatabase van de COM+-klasse, bestanden onder Windows Bestandsbeveiliging en opstartbestanden.
    Klik in de lijst Doelbestemming van back-up op de doelbestemming die u voor de back-up wilt gebruiken. Als u in de vorige stap op Bestand hebt geklikt, typt u het volledige pad en de bestandsnaam voor de back-up van de gegevens in het vak Back-upmedium of bestandsnaam.
    U kunt als bestemming voor het back-upbestand ook een netwerkshare opgeven. Back-upbestanden hebben gewoonlijk de bestandsnaamextensie .bkf, maar u kunt elke gewenste bestandsnaamextensie gebruiken.
  • Klik op Back-up starten.
  • Voer onder Als er zich al back-ups op het medium bevinden een van de volgende stappen uit:
    • Als u dit back-upbestand wilt toevoegen aan eerdere back-upbestanden, klikt u op Back-up aan het medium toevoegen.
    • Als u de vorige back-upbestanden wilt overschrijven met dit back-upbestand, klikt u op Gegevens op medium met deze back-up overschrijven.
  • Klik op Geavanceerd.
  • Schakel het selectievakje Gegevens controleren nadat de back-up is gemaakt in.
  • Klik in het vak Back-uptype op het type back-up dat u wilt maken. U hebt hierbij de volgende mogelijkheden:
    • Normaal
    • Kopie
    • Differentieel
    • Incrementeel
    • Dagelijks
    Als u op een back-uptype klikt, wordt onder 'Beschrijving' een beschrijving van dat type back-up weergegeven.
  • Klik op OK en klik vervolgens op Back-up starten.
  • Klik op Sluiten zodra de back-up is voltooid.

U kunt met Back-up een back-up maken van gegevens op een FAT16-, FAT32- of NTFS-volume en deze terugzetten. Als u echter een back-up maakt van gegevens op een NTFS-volume dat wordt gebruikt in Windows XP, wordt aangeraden om de gegevens terug te zetten op een NTFS-volume dat wordt gebruikt in Windows XP. Als u dit niet doet, kunnen gegevens en sommige functies voor bestanden en mappen verloren gaan.

How to backup Windows

Most people think about backing up data about 10 minutes after it's too late to do any good. If you realize that you really need a good backup program after your hard disk crashes or your teenager decides to clear out some of your files to make room for new music downloads, you're setting yourself up for a data disaster. Are you prepared to lose your e-mail address book (and all your messages)? What would you do if your entire collection of digital photos disappeared tomorrow in a puff of electrons? Do you have backup copies of your electronically-filed tax return or your crucial correspondence?

Fortunately, backing up your essential files is neither difficult nor time-consuming. In fact, the whole process can take as little as 10 minutes a week, and you can let Windows XP do most of the work.

Get Started
Before you can even think about creating a backup, you have to get your files in order. This doesn't mean you need to make like Felix Unger and compulsively rearrange every file in every folder. Just check to make certain all your essential data files are stored in one easy-to-find location.

Windows XP makes this task especially easy by giving every user account its own personal profile, which consists of a set of subfolders in the Documents and Settings folder. Your profile holds your personal files (in the My Documents folder), Outlook Express e-mail messages, Internet Explorer Favorites and cookies, and information about your settings and preferences. If you have personal data stored elsewhere, consider moving it into the My Documents folder to make backing up easier. If you're unwilling or unable to move those files, make a note of where they're located so you can be sure you add them to your backup set later.

Open Windows XP Backup
Windows XP includes its own backup program, although you may need to do some digging to find it. You can also take your pick of third-party programs (see backup.pagina.nl) that add bells and whistles you won't find in the basic Windows XP Backup utility.

If you use Windows XP Professional, the Windows Backup utility (Ntbackup.exe) should be ready for use. If you use Windows XP Home Edition, you'll need to follow these steps to install the utility:

  1. Insert your Windows XP CD into the drive and, if necessary, double-click the CD icon in My Computer.
  2. On the Welcome to Microsoft Windows XP screen, click Perform Additional Tasks.
  3. Click Browse this CD.
  4. In Windows Explorer, double-click the ValueAdd folder, then Msft, and then Ntbackup.
  5. Double-click Ntbackup.msi to install the Backup utility.
If you do not have the Installation CD, you can find download locations for this file in the following post: Download ntbackup.msi. With that chore out of the way, you're ready to begin backing up. By default, the Backup utility uses a wizard that makes the process straightforward. To start Backup:

  1. Click Start, point to All Programs, point to Accessories, point to System Tools, and then click Backup to start the wizard.
  2. Click Next to skip past the opening page, choose Back up files and settings from the second page, and then click Next. You should see the page shown in Figure 1, which represents your first decision point.

    Windows Backup Figure 1
    Figure 1

Decide What to Back Up
You might be tempted to click All information on this computer so that you can back up every bit of data on your computer. Think twice before choosing this option, however. If you've installed a slew of software, your backup could add up to many gigabytes. For most people, the My documents and settings option is a better choice. This selection preserves your data files (including e-mail messages and address books) and the personal settings stored in the Windows Registry.

If several people use your computer—as might be the case on a shared family PC—select Everyone's documents and settings. This option backs up personal files and preferences for every user with an account on the computer.

If you know that you have data files stored outside your profile, click Let me choose what to back up. This option takes you to the Items to Back Up page shown in Figure 2.

Windows Backup Figure 2
Figure 2

Select the My Documents check box to back up all the files in your personal profile, and then browse the My Computer hierarchy to select the additional files you need to back up. If some of your files are on a shared network drive, open the My Network Places folder and select those folders.

This option also comes in handy if you have some files you now you don't want to back up. For instance, I have more than 20 GB of music files in the My Music folder. To keep my data file backup to a reasonable size, I click the check box next to the My Music folder. This clears the check box from all the files and subfolders in My Music.

Decide Where to Store Your Backup Files
On the Backup Type, Destination, and Name page, Windows asks you to specify a backup location. If you're one of those exceedingly rare individuals with access to a backup tape, the Backup utility gives you a choice of options in the Select a backup type box. No tape drive? No problem. Backup assumes you're going to save everything in a single file; you just have to choose a location for that file and give it a name.

By default, Backup proposes saving everything to your floppy drive (drive A). Although that might have made sense 10 years ago, it's hardly a rational choice today. You'd need dozens, perhaps hundreds of floppy disks to store even a modest collection of data files, especially if you collect digital music or photos.

Instead, your best bet is to click Browse and choose any of the following locations:

  • Your computer's hard disk. The ideal backup location is a separate partition from the one you're backing up. If your hard disk is partitioned into drive C and drive D and your data is on drive C, you can safely back up to drive D.
  • A Zip drive or other removable media. At 100-250MB per disk, this is an option if you don't have multiple gigabytes to back up. Unfortunately, the Windows Backup utility can't save files directly to a CD-RW drive.
  • A shared network drive. You're limited only by the amount of free space on the network share.
  • An external hard disk drive. USB and IEEE 1394 or FireWire drives have dropped in price lately. Consider getting a 40 GB or larger drive and dedicating it for use as a backup device.
After you've chosen a backup location, enter a descriptive name for the file, click Next to display the wizard's final page, as shown in Figure 3, and then click Finish to begin backing up immediately.

Windows Backup Figure 3
Figure 3

Set a Schedule—and Stick to It
If you're disciplined enough, you can repeat the above steps once each week and perform regular backups when you're ready. If you'd rather not count on remembering to perform this crucial task, however, set up an automatic backup schedule for Windows. When you get to the final page of the Backup Wizard (see Figure 3 above), don't click Finish. Instead, click the Advanced button, and click Next to open the When to Back Up page. Choose Later, and then click Set Schedule to open the Schedule Job dialog box shown in Figure 4.

Windows Backup Figure 4
Figure 4

This example shows the settings for a weekly backup on Friday afternoon—a good way to make sure your week's work is protected. But you can set almost any schedule you want by poking around in the extensive set of options available in this dialog box. After you click OK to save your changes, Windows XP runs the backup automatically. Just remember to leave your computer turned on.

All in all, you can count on backing up 5 GB of data in as little as 10 minutes. And you don't need to worry about shutting down running programs, either—thanks to a feature called volume shadow copy, the Backup utility can safely create a copy of any file, even if it's currently in use. For more information, see the Microsoft TechNet article, Volume Shadow Copy Technology.

Other Backup Alternatives
The Windows Backup utility is handy and free, but it's not your only backup choice. Depending on your preferences, you can choose all sorts of third-party backup solutions. For instance:

  • Want to back up your e-mail and nothing else? Try OutBack Plus 4 or the Microsoft Outlook Personal Folders Backup Utility if you use any version of Microsoft Outlook, or use OE Backup for Outlook Express. These programs specialize in helping you keep safe copies of your messages and addresses.
  • Want the option to restore your entire hard drive in case of a crash? Drive imaging tools like PowerQuest Drive Image 2002 can take a virtual snapshot of your disk, compress it to a single file, and save it for quick recovery later.
  • Worried that fire, flood, or theft will wipe out your backup copies along with your computer? Consider paying a few dollars a month for online backup alternatives like Xdrive Plus or @Backup, where you can upload your most important files for storage on a secure server.
Naturally, you always have the option of copying important files to removable media. With CD-RW drives and their 650 MB-per-disk capacity, that's an attractive option. In fact, just about any backup program is preferable to doing nothing and hoping that your data will magically take care of itself.

Nieuwsberichten van Backup Startpagina